APA ITU MANAJEMEN PERKANTORAN
Manajemen Perkantoran adalah sebuah proses atau rangkaian kegiatan yang meliputi perencanaan, pengorganisasian, penggerakan (pengarahan), dan pengawasan (pengendalian) terhadap pekerjaan kantor dan sumber daya kantor untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien dan efektif.
Sederhananya, manajemen perkantoran adalah seni dan ilmu dalam mengelola seluruh aspek pekerjaan administratif yang merupakan “tulang punggung” operasional sebuah organisasi.
CARA KERJA MANAJEMEN KANTOR
Planning
Menentukan Prosedur Kerja: Merancang alur kerja yang standar, misalnya: prosedur baku penanganan surat masuk, alur pengadaan barang, atau langkah-langkah dalam menyelenggarakan rapat. Perencanaan Sumber Daya: Menetapkan kebutuhan personel, menyusun anggaran operasional, dan merencanakan pengadaan atau penggantian peralatan kantor. Tata Ruang Kantor (Layout): Merencanakan penempatan meja, peralatan, dan ruangan agar tercipta efisiensi gerak dan komunikasi.
Organizing
Pembagian Tugas: Mengelompokkan pekerjaan kantor (misalnya: kearsipan, front office, logistik) dan menetapkan tanggung jawab kepada setiap unit/individu. Struktur Kantor: Menyusun struktur organisasi bagian administrasi/kantor dan menentukan hubungan wewenang (siapa melapor kepada siapa). Sistem dan Metode: Menetapkan sistem yang akan digunakan (misalnya, sistem kearsipan desimal, penggunaan sistem E-Office tertentu).
Mobilization/Implementation
Implementasi Prosedur: Staf melaksanakan pekerjaan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan (misalnya, staf kearsipan menyimpan dokumen sesuai sistem yang direncanakan). Pengarahan dan Motivasi: Manajer kantor memberikan bimbingan, perintah, dan motivasi kepada staf agar bekerja sesuai standar. Koordinasi: Memastikan semua unit kerja (antar staf administrasi maupun dengan departemen lain) bekerja secara selaras, contoh: koordinasi antara staf surat-menyurat dengan departemen hukum terkait dokumen kontrak.
Controlling
Penetapan Standar Kinerja: Menentukan tolok ukur, misalnya: "Surat harus didisposisi dalam waktu maksimal 2 jam" atau "Tingkat akurasi data kearsipan harus 99%." Pengukuran Hasil Kerja: Manajer mengukur hasil aktual pekerjaan kantor (misalnya, mengecek waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas tertentu). Evaluasi dan Koreksi: Membandingkan hasil kerja dengan standar. Jika ada penyimpangan (misalnya, ada penundaan dalam pengarsipan), manajer mengambil tindakan korektif (misalnya, memberikan pelatihan tambahan atau merevisi prosedur).
FUNGSI UTAMA MANAJEMEN PERKANTORAN
1. Perencanaan
Menetapkan tujuan dan standar kerja kantor. Merancang prosedur kerja, tata letak kantor, dan anggaran.
2. Pengorganisasian
Menentukan dan mengalokasikan sumber daya (personel, peralatan, fasilitas). Menyusun struktur organisasi dan pembagian tugas yang jelas.
3. Pengarahan
Mengarahkan, memotivasi, dan membimbing staf kantor untuk melaksanakan tugas. Menciptakan komunikasi yang efektif dan lingkungan kerja yang positif.
4. Pengawasan
Memastikan pekerjaan kantor dan penggunaan sumber daya sudah sesuai dengan rencana dan standar. Melakukan evaluasi dan mengambil tindakan korektif jika terjadi penyimpangan.
KESIMPULAN
1. Fokus Utama
Pengelolaan data dan informasi (surat-menyurat, pengarsipan, pembuatan laporan), serta pelayanan administrasi.
2. Tujuannya
Efisiensi: Menyelesaikan pekerjaan kantor dengan waktu, biaya, dan tenaga yang paling minimal. Efektivitas: Memastikan hasil pekerjaan kantor (informasi, laporan, layanan) berkualitas tinggi dan mendukung tujuan utama organisasi.
3. Ruang Lingkupnya
Manusia (Personel Kantor): Penempatan, pelatihan, dan pengawasan staf. Fasilitas dan Peralatan: Tata ruang, pengadaan, dan pemeliharaan alat-alat kantor (mesin, komputer, perabot). Metode dan Prosedur Kerja: Merancang sistem kerja yang paling baik dan efisien.